Evaluasi/review dari agenda yang telah disusun menjadi hal yang sangat penting guna menjamin program yang dijalankan berjalan sukses. Beberapa point yang perlu dicanangkan untuk mencapat tujuan akhir adalah:
- Berorientasi pada tujuan akhir (Kualitas, Kuantitas, dan Waktu)
- Set buffer injury time (Jangan set deadline = tanggal terakhir, luangkan waktu untuk mengantisipasi adanya revisi maupun ketidak sesuaian)
- Set Target dalam beberapa milestone yang mudah di eksekusi dan mudah di evaluasi
- Evaluasi target dalam milestone tersebut, jika meleset, naikkan effort untuk mengejar ketertingalan agar tetap on time
Contoh evaluasi adalah ketika waktu sudah berlalu setengah waktu, apakah program sudah berjalan dan memberikan progress yang setara dengan setengah progress?. Kolaborasi antar tim untuk eksekusi program juga penting. Buat parameter pengukurannya apakah koordinasi dan Kolaborasi itu berjalan dengan baik. Pada pola Kolaborasi pembagian tugas menjadi penting agar tidak ada saling menunggu, saling menyalahkan dan membuat pembenaran atas apa yang terjadi.
Target missed, naikkan atau turunkan target?
Salah satu kesalahan besar ketika evaluasi adalah ketika target meleset, lalu merevisi dengan menurunkannya. Hal ini tidak selalu benar dan tidak selalu salah. Yang paling benar adalah Berorientasi pada tujuan akhir (Kualitas, Kuantitas, dan Waktu). Ketika untuk mencapai tujuan akhir harus menaikkan target, ya harus naikkan targetnya, lalu cari cara untuk mengkompensasi dan mewujudkan eksekusi sesuai target milestone yang baru tersebut.
Mindset Deadliner (the power of deadline) masih menjadi budaya yang perlu mendapat perhatian serius. Ketika plan diset terlalu mepet dengan akhir atau task dikerjakan di akhir, itu artinya masih ada Mindset Deadliner. Milestone dan konsep berprogress mejadi kunci untuk memangkas Mindset Deadliner ini.
Tim perlu diarahkan untuk merencanakan sesuatu step by step. Karena untuk mencapai level “DONE”, perlu : Persiapan materi, penyusunan Draft, Eksekusi, Submission, Evaluasi, Revisi dan Finalisasi. Semua hal ini tidak bisa dilakukan dengan dadakan dalam sistem kebut semalam ala anak kuliahan. Tidak ada excuse atau menyalahkan siapapun kalau tidak tercapai target penyelesaian.
Kontrol kualitas jangan sampai dilupakan dalam setiap planning dan evaluasi. Standar kualitas harus ditetapkan di awal, dan secara rutin harus dievaluasi dan di review. Kualitas yang dilingkupi meliputi kualitas proses, kualitas output dan kemungkinan pelanggaran yang dilakukan. Pada kasus pembuatan konten, kualitas meliputi kualitas sumber (dari sumber terpercaya), tidak melakukan copy paste dari sumber secara brutal, dan tidak mencantumkan sumber.
Bersiap menghadapi excuse. Sudah menjadi fitrah manusia untuk melakukan pembelaan ketika gagal atau bersalah. Alasan yang ilmiah dan bisa dibuktikan menjadi keharusan agar akuntabilitas tetap terjaga. Yang paling penting adalah berkomunikasi segera ketika ada kendala. Banyak kasus kegagalan terjadi karena masalah tidak disampaikan, dan baru disampaikan setelah semua terlambat dan tidak ada waktu untuk memperbaikinya.
